Moderne Technologien können für fast jedes Unternehmen von großem Vorteil sein. Das Internet erleichtert die effektive Recherche und das Informationsmanagement, E-Mail ermöglicht eine schnelle interne und externe Kommunikation, und soziale Medien können ein großartiges Instrument zur Bindung bestehender und potenzieller Kunden sein. Die Risiken, die diese Technologien für ein Unternehmen darstellen können, haben jedoch viele Unternehmen dazu veranlasst, die Nutzung von Internet, E-Mail und sozialen Medien Entrümpelung in Stuttgart pauschal zu beschränken. Diese Richtlinien bieten zwar Schutz für Unternehmen, wirken sich jedoch ausnahmslos auf die Leistung der Mitarbeiter aus, wenn effektive Unternehmensrichtlinien dazu beitragen könnten, das produktive Potenzial der Technologie freizusetzen.
Aber was sind die spezifischen Risiken, die Technologien darstellen, und wie können Unternehmensrichtlinien diese Risiken mindern? Eine der bekanntesten Schwachstellen bei der Internet- und E-Mail-Nutzung besteht darin, dass es allzu einfach ist, versehentlich einen Virus oder eine andere bösartige Software herunterzuladen, die Computer im gesamten Netzwerk gefährden könnte. Dies geschieht oft, indem man geistesabwesend auf einen Link in einer E-Mail klickt, der den Benutzer auf eine schädliche Website führt, und eine Unternehmensrichtlinie könnte leicht helfen, diese Bedrohung abzuwehren. Indem Arbeitgeber die Mitarbeiter über die potenziellen Bedrohungen informieren und die Arten von Websites, die sie besuchen können, einschränken, können sie strenge Grenzen festlegen, die die Exposition minimieren.
Soziale Medien stellen eine Reihe komplexer und weniger bekannter Probleme dar, mit denen Unternehmen manchmal zu kämpfen haben. Ein solches Problem ist die Art und Weise, wie Social-Media-Konten von Unternehmen gehackt werden können, wodurch ein böswilliger Angreifer den Ruf des Unternehmens beschmutzen oder irreführende Informationen verbreiten kann. Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen großen Wert auf Passwortsicherheit legen und Mitarbeiter darüber aufklären, was ein effektives Passwort ausmacht. Die Unternehmensrichtlinie sollte auch klarstellen, dass Benutzer sich bei diesen Konten jedes Mal anmelden müssen, wenn sie sie verwenden, anstatt es den Websites zu ermöglichen, Passwörter zu „merken“ und sich automatisch anzumelden. Dadurch wird das Risiko verringert, dass Unbefugte Zugriff auf Unternehmenskonten erhalten.
Manchmal sind Sicherheitsverletzungen jedoch nicht das Ergebnis böswilliger Absichten. Mitarbeiter könnten versehentlich vertrauliche Geschäftsinformationen über soziale Medien preisgeben, einfach weil sie nicht wussten, was „sensible“ Informationen ausmacht. Während es fast unmöglich ist, gelegentliche Fehler zu vermeiden, hilft eine klare Richtlinie, die die angemessene Nutzung sozialer Medien und die Art von Informationen, die nicht offengelegt werden sollten, umreißt, wertvolle Informationen zu schützen.